Datenschutzhinweise für Vertragspartner gemäß der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Die nachfolgende Information gibt Ihnen als Mieter, Erbbauberechtigter oder Pächter („Vertragspartner“) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen sowie die sich aus der DSGVO ergebenden Rechte für Sie.
1. Verantwortliche Stelle der Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die:
Industrieterrains Düsseldorf-Reisholz AG
Henkelstraße 164
40589 Düsseldorf
Telefon: 0211 / 748 36-0
E-Mail: mail(at)idr.de
(nachfolgend „Unternehmen“, „wir“)
Der Datenschutzbeauftragte unseres Unternehmens ist:
Sascha Hasselbach
Kronprinzstr. 47-4940764
LangenfeldTel.: 02173 / 20 41 244
E-Mail: sascha.hasselbach(at)datenschutz-extern-nrw.de
2. Datenquellen und Art der Nutzung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen als Vertragspartner erhalten. In der Vertragsanbahnungsphase, also noch vor Abschluss des Vertrages, und während der Geschäftsbeziehung werden durch uns und Sie personenbezogene Daten erzeugt. Die in der Regel erzeugten personenbezogenen Daten sind:
Name, Anrede, Titel, Adresse, Telefonnummer, Telefaxnummer, E-Mail-Adresse, Kontodaten, Ihr Unternehmen / Firma (mit USt-ID), Abteilung, Position, Geburtsdatum, Mietobjekt, Bonitätsbeurteilungen, Handelsregisterauszüge sowie Anfragen und Korrespondenz zum Abschluss, zur Verwaltung, zur Durchführung und zur Abrechnung des Vertrages mit Ihnen.
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
hre personenbezogenen Daten werden gemäß den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),
verarbeitet. Im Einzelnen erfolgt dies zu folgenden Zwecken und aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:
a) Aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO
Haben Sie uns eine Einwilligung zu der Verarbeitung für bestimmte Zwecke erteilt, z.B. zum Empfang eines Newsletters, so verarbeiten wir Ihre Daten auf Rechtsgrundlage der Einwilligung. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung ist in der entsprechenden, Ihnen mitgeteilten Einwilligungserklärung beschrieben.
b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt aus Gründen der Abwicklung von Verträgen, namentlich zur Durchführung Ihres Vertrages. Weitere Informationen zu den Zwecken und dem Umfang der vertraglichen Leistungen, für die die Daten verarbeitet werden, können Sie dem jeweiligen mit Ihnen geschlossenen Vertrag entnehmen.
c) Zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben gemäß dem Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO
Als Unternehmen unterliegen wir diversen gesetzlichen Anforderungen zur Erfüllung steuerrechtlichen Kontroll- und Meldepflichten. Zur Sicherstellung dieser Anforderungen werden personenbezogene Daten im Rahmen der Geschäftsanbahnung und Abwicklung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.
d) Im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO
Wir verarbeiten Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten:
- Wir verwenden Ihre Kontaktdaten, um Sie zu Veranstaltungen unseres Unternehmens einzuladen.
4. Wer erhält meine Daten?
Auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten die Stellen Zugriff, die sie zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Dazu gehören unsere Objektbetreuer sowie Handwerker und sonstige von uns mit der Instandhaltung der Mietobjekte beauftragte Unternehmen, soweit dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist. Für die Abrechnung der Miete/ des Erbbauzinses/ der Pacht geben wir Ihre Zahlungsdaten an unsere Hausbank weiter. Ferner fordern wir vertragsnotwendige Handelsregisterauszüge beim Grundbuchsamt an und beziehen unter Umständen, insbesondere bei Anbahnung neuer Mietverträge, Kreditauskünfte über die Bonität des Vertragspartners. Sofern in dem Datenverarbeitungsprozess auch Dienstleister und Erfüllungsgehilfen eingebunden sind, ist dies allgemein nur möglich, wenn die dafür in der DSGVO und im BDSG vorgeschriebenen rechtlichen Verpflichtungen, verpflichtend gefolgt wird.
5. Findet eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in ein „Drittland“ statt?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet grundsätzlich nur statt, wenn Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilt haben oder dies für die Durchführung eines Vertrages notwendige Bedingung ist.
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Ihre personenbezogenen Daten werden solange verarbeitet und gespeichert, wie es zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist. Nach Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten, werden die personenbezogenen Daten regelmäßig gelöscht. Ausnahmen hiervon sind:
- Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen. Die Fristen hierfür betragen zwischen zwei bis zehn Jahren.
- Die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches können diese Verjährungsfristen bis zu dreißig Jahren betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt hier drei Jahre bis zum Jahresende. Diese gilt z.B. auch für Mietschulden.
7. Welche Datenschutzrechte kann ich als Ansprechpartner wahrnehmen?
Sie haben als „betroffene Person“ gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 ff. DSGVO):
Die betroffene Person hat das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.
Die betroffene Person hat das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
Die betroffene Person hat das Recht, von uns zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).
Die betroffene Person hat das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderenSituation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingendeschutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO). Der Widerruf wirkt erst in der Zukunft. Verarbeitungen von personenbezogenen Daten vor Ausspruch des Widerrufs sind hiervon nicht betroffen.
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Nordrhein-Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de
Eine von einer betroffenen Person erteilte Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann jederzeit gegenüber uns widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor dem 25. Mai 2018 (Geltung der DSGVO) erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst in der Zukunft. Verarbeitungen von personenbezogenen Daten vor Ausspruch des Widerrufs sind hiervon nicht betroffen.
8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten zur Vertragsabwicklung
Die von uns im jeweiligen Vertrag abgefragten Daten (Name, Unternehmen/Firma, Kontakt- und Kontodaten) müssen bereitgestellt werden. Ohne Bereitstellung dieser Daten müssen wir Sie bzw. Ihr Unternehmen als Ansprechpartner ablehnen, da wir diese zwingend zur Vertragsabwicklung benötigen.
Stand: Mai/2018